I&T HUB | PRIVACY MANAGER LIGHT - Gestisci gli obblighi del GDPR da un'unica piattaforma
Scopriamo insieme come funziona il servizio:
L’attività ha ad oggetto l’erogazione di servizi, attraverso una piattaforma web, in materia di protezione dei dati personali per la messa a norma, ed il conseguente avvio del percorso di adeguamento agli obblighi previsti dal Regolamento europeo n. 679/2016 (GDPR).
Il servizio fornito prevede di:
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consentire al cliente finale di avere un quadro sintetico sul suo livello di conformità al momento di attivazione dell’uso della piattaforma Privacy Manager Light;
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indirizzare le azioni risolutive necessarie per perseguire la conformità;
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fornire la documentazione necessaria per gli aspetti di conformità procedurali e documentali ed erogare un servizio opzionale di formazione in modalità e-learning, come meglio descritto nel seguito.
Si precisa che il servizio non comprenderà azioni o attività riferite alle misure tecnico organizzative o procedurali, diverse da quanto descritto nel presente documento, eventualmente rilevate dalla fase di assessment per le quali rimane facoltà ed onere del cliente finale provvedere.
Il servizio sarà reso accessibile mediante la comunicazione di utenze, o gruppi di utenze, e relativo URL per accedere ai servizi.
Gli elementi di servizio sono descritti in dettaglio nei capitoli che seguono e quotati separatamente.
SELF-ASSESSMENT:
Il servizio di self-assessment prevede l’accesso dell’utente ad un modulo che gli permette di rispondere ad una serie di domande, le quali consentono di raccogliere gli elementi per determinare il grado di conformità in qualità di titolare del trattamento dati.
Al termine della fase di raccolta dati verrà fornito al cliente finale:
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Un report dettagliato che indirizza le azioni necessarie per perseguire la conformità, attraverso il modulo “Monitoraggio e Reportistica”.
Le difformità rilevate sugli aspetti documentali saranno evidenziate corredate di un link che rimanda alla specifica funzione che consente di provvedere alla creazione dei documenti necessari.
PRODUZIONE DOCUMENTALE:
La produzione documentale consiste nell’elaborazione della documentazione, come meglio descritta nei paragrafi che seguono.
Per tutte le funzioni elencate di seguito, viene fornita una sessione dedicata di assistenza telefonica, ad ogni singolo cliente finale, la cui durata massima prevista è di due (2) ore. Tale termine non è da considerarsi in nessun modo come termine perentorio dunque, nel caso in cui l’assistenza si esaurisse prima del tempo dedicato previsto, la stessa è da considerarsi conclusa.
Un consulente guiderà il cliente finale nell’inserimento dei dati necessari per la produzione dei documenti specificati. La programmazione degli appuntamenti avverrà a cura di I&T HUB, nel rispetto degli SLA contrattualizzati.
La sessione di assistenza telefonica non è da considerarsi in nessun modo come formazione esaustiva ai sensi e per gli effetti degli adempimenti previsti dal GDPR. Essa ha il solo scopo di coadiuvare l’utente nell’effettuare l’inserimento dei dati all’interno del portale attraverso suggerimenti e/o esempi pratici in base alle informazioni fornite nel caso specifico dall’utente stesso.
Il numero di risorse sarà concordato, e comunque tale da garantire il rispetto dei livelli di servizio.
Documento Organigramma Privacy:
La funzione per la creazione del documento ORGANIGRAMMA PRIVACY consente al cliente finale, dopo opportuno inserimento del personale dipendente e censimento dei relativi ruoli, messo a disposizione dall’apposita funzione di “Gestione Divisioni”, di creare un organigramma sia in versione grafica sia in versione testuale. Tali documenti potranno essere stampati e archiviati.
Documenti Lettere di Nomina:
La funzione per la creazione delle lettere di nomina (modulo “Gestisci Utenti”, funzione “Download Nomine”) consente, a seguito di opportuno censimento e profilazione delle figure coinvolte nel trattamento dei dati personali, la creazione delle seguenti lettere di nomina:
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Nomine dei soggetti Autorizzati al trattamento dati (ove presenti)
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Nomine dei Delegati Privacy di ogni Divisione censita (ove presenti)
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Nomina dell’Amministratore di Sistema Interno ed Esterno (ove presenti)
I documenti prodotti potranno essere scaricati dall’utente, archiviati nei propri sistemi e stampati.
Registro del Titolare e del Responsabile del Trattamento:
La funzione permette di creare il Registro delle attività di trattamento del Titolare e quello del Responsabile.
I documenti prodotti potranno essere scaricati dall’utente, archiviati nei propri sistemi e stampati.
Informative sul trattamento dei dati personali:
All’interno della piattaforma, nel modulo “Gestisci Utenti” funzione “Download Informative”, risultano presenti le seguenti informative sul trattamento dei dati personali, le quali potranno essere scaricate dall’utente ed utilizzate per ogni specifica evenienza:
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Informativa per la selezione dei candidati all’occupazione
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Informativa per i dipendenti
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Informativa commerciale
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Informativa sito Web
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Modello Delega
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Modello Delega Gruppo
Si specifica che i documenti prodotti costituiscono dei templates standard, i quali dovranno essere controllati dall’utente ed eventualmente modificati in base alle proprie specifiche necessità. In particolar modo, l’Informativa per il sito Web dovrà essere completata con l’inserimento dei cookies effettivamente presenti all’interno del proprio sito internet.
I&T HUB Solutions non assume alcuna responsabilità per un uso non corretto delle informative e per loro modifiche non conformi agli obblighi di legge previsti.
Mappatura Terze Parti:
Il modulo “Mappatura Terze Parti” consente all’utente di censire tutti i soggetti terzi verso i quali viene effettuato un trasferimento e/o una comunicazione di dati personali.
Una volta completato l’inserimento dei dati, attraverso il tasto “Azioni”, sarà possibile effettuare il download della lettera di nomina, qualora la terza parte censita fosse stata nominata come Responsabile del trattamento dei dati personali.
Servizi Di Formazione E-Learning:
Opzionalmente viene fornito un corso di formazione on-line, della durata complessiva di circa un’ora.
Il corso è suddiviso in 4 moduli (che possono essere fruiti separatamente ed in momenti diversi).
Completata la visione di ogni sezione, è previsto un test per verificare il livello di competenza raggiunto sui contenuti del singolo modulo. Al termine del quarto modulo, un test finale verificherà il livello di competenze raggiunto sulla normativa e, in caso di livello ritenuto sufficiente, verrà rilasciato un attestato. In caso di fallimento nell’esecuzione dei test lo studente potrà ripetere le sessioni senza limitazioni.
Servizi Di Help Desk Telefonico:
Il servizio di help desk prevede le seguenti aree di supporto:
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Assistenza tecnica: supporto per gestire eventuali problemi tecnici della piattaforma.
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Assistenza procedurale: supporto per indirizzare l’utente al corretto inserimento dei dati nella piattaforma.
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Assistenza legale: supporto per dubbi legati a problematiche di interpretazione della norma
GDPR al fine della corretta compilazione dei dati.
L’erogazione del supporto avverrà tramite richiesta da effettuarsi via e-mail. L’utente dovrà specificare un proprio recapito telefonico, e la tipologia di supporto richiesto. Verrà dato un tempestivo riscontro per confermare la ricezione della richiesta. La richiesta verrà gestita dall’help desk I&T HUB. Un consulente provvederà a contattare l’utente entro un tempo massimo che sarà comunicato all’utente al momento della registrazione della richiesta di supporto, e comunque entro i livelli di servizio indicati nel capitolo 2.
Non verranno prese in carico richieste pervenute dall’utente che non abbiano a che vedere con l’utilizzo della piattaforma messa a disposizione, tra le quali: richiesta di documenti aggiuntivi non presenti nel tool (es: privacy policy; security policy; informative sul trattamento dei dati personali per la partecipazione ad eventi/fiere; etc.), richiesta di intercessione con terze parti, richiesta di compilazione da remoto dei moduli presenti nell’applicativo.
La disponibilità del servizio di assistenza è nella fascia Lunedì – venerdì non festivo, dalle 9.00 alle 18.00.
Per richiedere maggiori informazioni o un’offerta contatta: Jacopo Fontana T.035.210151 j.fontana@confimibergamo.it
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